Cara Membuat Training Need Analysis yang Tepat

By Septina Muslimah
26 Mar 2026

7 Cara Membuat Training Need Analysis yang Tepat

Banyak perusahaan menyadari bahwa pelatihan karyawan penting untuk meningkatkan kinerja tim. Namun dalam praktiknya, tidak sedikit program pelatihan yang terasa kurang berdampak. Materinya menarik, fasilitatornya kompeten, tetapi setelah program selesai, perubahan dalam pekerjaan sehari-hari tidak terlalu terlihat.

Salah satu penyebab yang sering terjadi adalah pelatihan dirancang tanpa proses training need analysis yang cukup mendalam. Program pelatihan akhirnya dibuat berdasarkan asumsi, tren pelatihan, atau sekadar permintaan dari satu unit kerja, bukan berdasarkan kebutuhan kompetensi yang benar-benar dibutuhkan organisasi.

Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai lebih serius melakukan training need analysis sebelum merancang program pengembangan karyawan.

Artikel ini membahas cara membuat training need analysis secara sistematis sehingga HR dan organisasi dapat merancang program pelatihan yang benar-benar relevan dengan kebutuhan kerja.

1. Memahami Tujuan dan Tantangan Organisasi

Langkah pertama dalam membuat training need analysis adalah memahami arah strategi organisasi dan tantangan bisnis yang sedang dihadapi. Program pelatihan seharusnya mendukung tujuan organisasi, bukan hanya menjadi kegiatan pengembangan yang berdiri sendiri.

HR biasanya memulai dengan berdiskusi bersama pimpinan organisasi atau pimpinan unit kerja untuk memahami beberapa hal seperti:

prioritas bisnis perusahaan dalam beberapa tahun ke depan
perubahan strategi atau model bisnis yang sedang terjadi
tantangan operasional yang sering muncul dalam pekerjaan
kebutuhan pengembangan kepemimpinan atau kompetensi tertentu

Memahami konteks organisasi membantu HR memastikan bahwa pelatihan yang dirancang benar-benar mendukung kebutuhan bisnis perusahaan.

2. Mengidentifikasi Kesenjangan Kinerja

Setelah memahami tujuan organisasi, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi kesenjangan antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja yang terjadi di lapangan.

Beberapa sumber data yang dapat digunakan untuk melihat kesenjangan kinerja antara lain:

laporan KPI individu dan tim
hasil evaluasi kinerja tahunan
laporan penjualan atau produktivitas
laporan layanan pelanggan
tingkat kesalahan kerja atau rework

Analisis data kinerja membantu HR melihat area kerja yang membutuhkan perhatian lebih lanjut. Misalnya, penurunan tingkat kepuasan pelanggan dapat menjadi indikasi bahwa tim layanan pelanggan membutuhkan penguatan kompetensi komunikasi atau penanganan keluhan.

Namun penting untuk diingat bahwa tidak semua masalah kinerja harus diselesaikan melalui pelatihan. Dalam beberapa kasus, masalah kinerja dapat disebabkan oleh sistem kerja yang belum jelas atau koordinasi tim yang kurang efektif.

3. Mengidentifikasi Penyebab Kesenjangan Kompetensi

Setelah kesenjangan kinerja ditemukan, langkah berikutnya adalah memahami penyebab utama kesenjangan tersebut. Beberapa penyebab yang sering ditemukan dalam organisasi antara lain:

kurangnya keterampilan teknis tertentu
kurangnya pengalaman dalam menangani situasi kerja tertentu
perubahan peran kerja yang belum diikuti dengan pengembangan kompetensi
kurangnya pemahaman mengenai proses kerja tertentu

Jika penyebab kesenjangan berkaitan dengan kompetensi atau keterampilan, maka pelatihan dapat menjadi salah satu solusi yang relevan.

Salas et al. (2012) menjelaskan bahwa program pelatihan yang efektif biasanya dimulai dengan pemahaman yang jelas mengenai penyebab masalah kinerja, bukan hanya gejala yang terlihat di permukaan.

4. Mengumpulkan Data dari Berbagai Metode

Training need analysis yang baik biasanya tidak hanya menggunakan satu metode pengumpulan data. HR perlu menggabungkan beberapa pendekatan untuk mendapatkan gambaran kebutuhan pengembangan yang lebih lengkap.

Beberapa metode yang sering digunakan antara lain:

wawancara dengan pimpinan tim, untuk memahami tantangan kerja dari perspektif manajerial
survei karyawan, untuk melihat pengalaman kerja dan kebutuhan pengembangan dari sudut pandang karyawan
observasi pekerjaan, untuk melihat bagaimana pekerjaan dilakukan dalam situasi nyata
focus group discussion, untuk menggali pengalaman kerja dalam diskusi kelompok

Menggunakan beberapa metode sekaligus membantu HR memvalidasi temuan sehingga kebutuhan pelatihan yang diidentifikasi lebih akurat.

5. Menentukan Kompetensi yang Perlu Dikembangkan

Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah menentukan kompetensi yang perlu diperkuat melalui pelatihan.

Kompetensi yang perlu dikembangkan biasanya berkaitan dengan beberapa area seperti:

keterampilan teknis pekerjaan
kemampuan komunikasi
kemampuan kepemimpinan tim
kemampuan pengambilan keputusan
kemampuan kolaborasi lintas fungsi

Pada tahap ini HR perlu memastikan bahwa kompetensi yang dipilih benar-benar relevan dengan tantangan kerja yang dihadapi tim.

Sebagai contoh, jika tim penjualan mengalami kesulitan membangun hubungan dengan klien, pelatihan yang dibutuhkan mungkin berkaitan dengan consultative selling atau komunikasi bisnis.

6. Menentukan Prioritas Pelatihan

Dalam banyak organisasi, kebutuhan pengembangan biasanya cukup banyak. HR perlu menentukan prioritas program pelatihan yang paling penting untuk dijalankan terlebih dahulu.

Beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan dalam menentukan prioritas antara lain:

urgensi kebutuhan kompetensi
dampak terhadap kinerja organisasi
jumlah karyawan yang membutuhkan pengembangan
kesiapan organisasi menjalankan program pelatihan

Dengan menentukan prioritas, perusahaan dapat merancang program pelatihan secara lebih terarah.

7. Menerjemahkan Hasil Analisis Menjadi Program Pelatihan

Langkah terakhir dalam cara membuat training need analysis adalah menerjemahkan hasil analisis menjadi desain program pelatihan. Pada tahap ini HR biasanya menentukan beberapa hal seperti:

tujuan pelatihan
kompetensi yang akan dikembangkan
metode pembelajaran yang digunakan
durasi program pelatihan
cara mengevaluasi keberhasilan pelatihan

Dalam praktik pengembangan SDM, pelatihan tidak selalu berbentuk kelas pelatihan. Banyak organisasi juga menggunakan pendekatan pembelajaran lain seperti:

coaching
facilitating
mentoring
simulasi pembelajaran
action learning project

Pendekatan pembelajaran yang beragam membantu peserta menghubungkan pembelajaran dengan situasi kerja yang nyata.

Mengubah Hasil Training Need Analysis Menjadi Program Pengembangan yang Tepat

Melakukan training need analysis secara mendalam sering kali menjadi langkah penting sebelum merancang program pelatihan di organisasi. Proses ini membantu perusahaan memastikan bahwa pelatihan yang dilakukan benar-benar menjawab kebutuhan kerja yang nyata.

Dalam berbagai proyek pengembangan SDM, Gtrust Consultancy juga memulai proses perancangan program pelatihan melalui training need analysis terlebih dahulu.

Pendekatan yang digunakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, misalnya melalui analisis data kinerja, diskusi dengan pimpinan tim, observasi kerja, hingga diskusi kelompok dengan karyawan.

Pendekatan ini membantu organisasi memahami kebutuhan pengembangan secara lebih jelas sebelum menentukan program pelatihan yang tepat.

Diskusikan Kebutuhan Pelatihan Organisasi Anda

Setiap organisasi memiliki tantangan yang berbeda. Sebab itu, menentukan program pelatihan yang tepat sering kali membutuhkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai konteks kerja, dinamika tim, dan kompetensi yang perlu diperkuat.

Melalui pendekatan training need analysis, perusahaan dapat melihat dengan lebih jelas:

kompetensi apa yang perlu dikembangkan
siapa yang membutuhkan pengembangan tersebut
pendekatan pembelajaran seperti apa yang paling relevan

Tim Gtrust Consultancy dapat membantu organisasi Anda menjalani proses tersebut, mulai dari memahami kebutuhan pengembangan hingga merancang program pelatihan yang sesuai dengan konteks kerja perusahaan.

Jika organisasi Anda sedang merencanakan program pelatihan atau ingin memastikan bahwa pelatihan yang dirancang benar-benar menjawab kebutuhan tim, Anda dapat berdiskusi dengan tim Gtrust melalui:

WhatsApp: +62 811 2026 1835

Email: consultancy@gtrust.id

Bersama, kita dapat merancang proses pembelajaran yang membantu organisasi terus #TumbuhBersama.

Sumber

Brown, J. (2002). Training needs assessment: A must for developing an effective training program. Public Personnel Management, 31(4), 569–578.

Goldstein, I. L., & Ford, J. K. (2002). Training in organizations: Needs assessment, development, and evaluation (4th ed.). Wadsworth.

Noe, R. A. (2020). Employee training and development (8th ed.). McGraw-Hill Education.

Salas, E., Tannenbaum, S. I., Kraiger, K., & Smith-Jentsch, K. A. (2012). The science of training and development in organizations. Psychological Science in the Public Interest, 13(2), 74–101.