Perjalanan Yayasan Plan International Indonesia (YPII) Menyelaraskan Kepemimpinan

Yayasan Plan International Indonesia (YPII) merupakan bagian dari Plan International, organisasi pembangunan dan kemanusiaan global yang bekerja bersama anak-anak dan komunitas di lebih dari 80 negara untuk memperjuangkan hak anak dan kesetaraan bagi anak perempuan.

Sebagai organisasi berbasis nilai dengan fokus jangka panjang pada dampak sosial, YPII menempatkan keberpihakan, kesetaraan gender, dan keadilan sosial sebagai fondasi dalam setiap keputusan dan cara kerja.

Memasuki fase Half Year Meeting, YPII memandang momen ini sebagai ruang penting untuk berhenti sejenak, melihat ke dalam, dan memastikan bahwa para pemimpin tim masih bergerak dalam satu arah dan visi yang sama. 

Untuk itu, YPII menggandeng Gtrust Consultancy untuk memfasilitasi sebuah workshop yang bertujuan memperkuat kolaborasi dan komunikasi di tingkat kepemimpinan agar seluruh tim tetap bergerak selaras dalam satu visi dan misi kemanusiaan yang sama.

Tantangan: Ketika Komitmen yang Sama Dihadapkan Cara Kerja Berbeda

Sebagai bagian dari proses perancangan, tim Gtrust Consultancy melakukan wawancara dengan lima perwakilan YPII dari fungsi Operations dan Program. Percakapan ini membuka ruang refleksi tentang bagaimana para pimpinan memaknai perubahan organisasi dan peran mereka di dalamnya.

Dalam percakapan tersebut, tergambar bahwa dalam beberapa tahun terakhir YPII berada dalam fase transisi yang menuntut organisasi untuk bergerak lebih mandiri, cermat, dan konsisten terhadap berbagai ketentuan. Di saat yang sama, nilai-nilai keberpihakan, kesetaraan gender, dan keadilan sosial semakin menguat dan menjadi landasan dalam setiap keputusan dan cara kerja.

Kondisi ini menghadirkan tantangan di tingkat kepemimpinan, yaitu bagaimana menjaga efektivitas pengambilan keputusan, sekaligus memastikan ruang dialog yang sehat dan bermakna di tengah beragam perspektif. 

Perbedaan cara pandang dan gaya komunikasi muncul dari upaya menyeimbangkan fokus, kejelasan peran, dan keterlibatan dalam proses perubahan.

Di balik dinamika tersebut, terdapat satu kesamaan yang kuat, yakni para pimpinan YPII berbagi kepedulian yang mendalam terhadap misi kemanusiaan yang sama dan keinginan untuk menemukan cara bekerja yang lebih selaras ke depan.

Merancang Perjalanan Bersama: “All Aboard Map”

Menjawab kebutuhan tersebut, Gtrust Consultancy merancang sebuah pengalaman pembelajaran reflektif berbasis pendekatan metaforis yang kami kemas dalam penamaan “All Aboard Map”.

Penamaan ini digunakan sebagai kerangka fasilitasi kontekstual untuk membantu peserta memetakan dinamika kepemimpinan dan kolaborasi mereka secara lebih reflektif dan mudah dipahami.

Metafora “perjalanan berlayar” (cruising) digunakan sebagai bahasa bersama untuk membantu para pimpinan melihat dinamika kepemimpinan dan kolaborasi dari sudut pandang yang lebih reflektif dan personal. Pendekatan ini memungkinkan percakapan berlangsung lebih jujur dan aman, tanpa harus saling berhadapan secara langsung.

Melalui peta perjalanan ini, peserta diajak merefleksikan:
 

• Sun (Matahari): hal-hal yang memberi rasa percaya diri, kekuatan, dan energi positif dalam peran mereka
• Wind (Angin): faktor pendukung yang membantu mereka terus bergerak maju, baik dari dalam diri maupun lingkungan kerja
• Anchor (Jangkar): pola, kebiasaan, atau situasi yang membuat mereka merasa tertahan atau sulit melangkah
• Rocks & Waves (Batu dan Ombak):  tantangan dan dinamika kerja yang berpotensi mengalihkan fokus tim
• The Island (Pulau Tujuan):  gambaran tujuan bersama, visi, misi, serta karakter tim YPII yang ingin diwujudkan

Dengan cara ini, percakapan bergeser dari sekadar pendapat menjadi refleksi bersama. Metafora membantu peserta mengekspresikan pengalaman, kekhawatiran, dan harapan secara lebih aman dan konstruktif untuk membuka ruang dialog yang sebelumnya sulit dilakukan dalam percakapan formal.

Mengenali Pola Diri: Lumina Overextended & Examining My Persona

Untuk memperdalam proses refleksi, peserta diperkenalkan pada Lumina, sebuah alat refleksi berbasis kepribadian yang membantu individu memahami pola alami dalam berpikir, berkomunikasi, dan merespons situasi kerja.

Salah satu fokus sesi adalah kondisi overextended, situasi ketika tekanan dan tuntutan membuat seseorang merespons di luar kekuatan terbaiknya. Dalam kelompok kecil, para pimpinan berbagi pengalaman nyata, mengenali pemicu, serta memahami dampaknya terhadap relasi dan pengambilan keputusan.

Dengan fasilitasi reflektif, peserta diajak mengaitkan pengalaman personal ini dengan portrait Lumina masing-masing untuk mengenali pola overextended yang cenderung muncul dan memahami dampaknya terhadap orang lain.

Manfaat utama dari sesi ini adalah peningkatan kesadaran diri dan empati. Peserta lebih memahami diri sendiri dan melihat  perilaku rekan kerja dari perspektif yang lebih manusiawi. Kesadaran ini menjadi pondasi penting untuk membangun komunikasi yang lebih dewasa, saling memahami, dan kolaboratif, terutama dalam situasi kerja yang menantang.

Hasil Refleksi dan Fasilitasi: Menyepakati Arah Perjalanan Bersama

Melalui rangkaian sesi reflektif dan dialog terbuka, para pimpinan YPII bersama-sama menyelesaikan peta perjalanan kepemimpinan mereka. Percakapan berkembang secara bertahap dari berbagi pengalaman personal hingga menyelaraskan harapan kolektif.

Salah satu dampak yang paling terasa muncul dari proses eksplorasi Lumina, ketika para peserta mulai mengenali pola diri dan memahami bagaimana respons mereka memengaruhi dinamika tim.

Sebagaimana disampaikan oleh salah satu peserta, “Saya semakin memahami bahwa setiap orang memiliki underlying, everyday, dan overextended quality. Insight ini membantu saya melihat perilaku dengan lebih utuh, dan saya ingin lebih sadar meng-energize sisi underlying saya, terutama dalam situasi menekan.”

Refleksi ini juga diperkuat oleh peserta lain, “Saya menyadari bahwa dalam situasi atau kondisi penuh tekanan, saya tetap bisa kembali pada sisi terbaik diri saya dengan memberi ruang terlebih dahulu. Proses ini membantu saya mengenal diri lebih baik dan memanfaatkannya untuk performa dan karakter yang lebih optimal.”

Dari proses ini, muncul sejumlah aspirasi bersama yang dipandang penting untuk memperkuat cara bekerja dan berkolaborasi ke depan, antara lain:

• Membangun sikap saling supportive dalam menghadapi tantangan organisasi
• Mengembangkan komunikasi yang terbuka dan proaktif, terutama dalam situasi krusial
• Menjaga fokus pada tujuan, solusi, dan dampak jangka panjang, bukan semata respons jangka pendek
• Menjalankan peran kepemimpinan dengan menyeimbangkan nurturing terhadap tim dan akomodasi terhadap arah organisasi
• Menginternalisasi dan menerapkan nilai-nilai PLAN sebagai kompas dalam setiap keputusan

Aspirasi ini sebagai komitmen kerja nyata yang lahir dari pemahaman bersama atas tantangan dan tanggung jawab kepemimpinan YPII.

Akhir Sesi: Menguatkan Makna melalui “Buddies Rope”

Sebagai penutup perjalanan, peserta mengikuti sebuah aktivitas reflektif berbasis simbol yang kami kemas dengan penamaan Buddies Rope. Dalam lingkaran bersama, setiap orang diminta memilih satu rekan untuk diberikan ujung tali baik sebagai bentuk dukungan, maupun sebagai ruang untuk menyampaikan permintaan maaf.

Refleksi ini memunculkan kesadaran kolektif bahwa dalam kepemimpinan, memberi dukungan adalah langkah awal. Momen ini menegaskan pola relasi dan semangat kepemimpinan yang ingin terus dibangun di YPII, yaitu saling menopang, hadir satu sama lain, dan bergerak bersama dalam satu perjalanan.

Kini, Para Pemimpin YPII Berada dalam Satu Kapal dengan Tujuan yang Sama

Perjalanan “All Aboard” menjadi ruang bagi para pemimpin YPII untuk berhenti sejenak, mendengar satu sama lain, dan mengingat kembali alasan mereka memilih berlayar bersama. 

Di tengah perbedaan cara pandang dan tantangan organisasi, mereka menemukan kembali harapan bahwa dengan komunikasi yang lebih terbuka dan kesadaran bersama, YPII dapat terus melaju membawa dampak bermakna bagi mereka yang paling membutuhkan.

Perjalanan ini menegaskan bahwa kepemimpinan yang selaras bukan tentang menyamakan semua suara, melainkan tentang membangun ruang aman untuk mendengarkan dan bergerak bersama.